تبدیل سند دفترچه ای به تک برگ

تبدیل سند دفترچه ای به تک برگ از جمله تدابیری می باشد که قانون جهت کاهش جرایم مرتبط با جعل اسناد در کشور اندیشیده است. همچنین ارسال ۱۳۹۰ تا کنون به موجب قانون لازم است که تمامی املاکی که مورد نقل و انتقال قرار گرفته اند باید دارای سند تک برگ بوده و امکان نقل و انتقال آن ها با سند دفترچه ای مقدور نیست.  در این مقاله ما تصمیم داریم در رابطه با مراحل و مزایای تبدیل سند دفترچه ای به تک برگ صحبت کنیم، لطفا شما نیز همراه ما بمانید تا با فرایند انجام این امر آشنا شوید.

سند چیست؟

مطابق با ماده ۱۲۸۴ قانون مدنی در کشور ما هر نوشته ای که در محاکم قضایی برای اصحاب دعوی قابل استناد بوده و اشخاص بتوانند با ارائه آن به دادگاه صالح حقانیت و مالکیت خود را نسبت به مال و ملکی به اثبات برسانند سند نامیده می شود. بنابراین از منظر قانون سند نوشته مکتوبی است که در دعاوی مطروحه در دادگاه قابل استناد باشد.

 ماده ۱۲۸۶ قانون مدنی نیز به معرفی انواع سند پرداخته که در آن سند را در چهار نوع  سند رسمی، سند عادی، سند لازم الاجرا و سند در حکم لازم الاجرا معرفی کرده و اسناد رسمی را شامل تمامی اسنادی می داند که در اداره ثبت اسناد و املاک و دفتر اسناد رسمی کشور با رعایت تمامی موازین قانونی  به واسطه کارمندان و کارگذاران این سازمان ها تنظیم می شوند.

سند عادی نیز مشمول تمامی اسنادی می شود که خارج از چهارچوب و مقررات تعیین شده برای اسناد رسمی تهیه می کردند. بنابراین این دو سند از لحاظ اعتبار و مراحل ثبت تفاوت های زیادی با یکدیگر دارند.

همانطور که ملاحظه می فرمایید اسناد رسمی جزو ادله های مهم قابل ارائه در دادگاه هستند که نقش بسیار مهمی در اثبات ادعای طرفین دعوی دارند. اسناد سند دفترچه ای منگوله دار جزو اسناد رسمی به شمار می روند و از جانب سازمان ثبت اسناد و املاک و دفتر ثبت صادر می شوند.

بنابراین سند چند برگی منگوله دار جزو اسناد بسیار  مهم و قابل استناد در دعاوی به شمار می روند. از زمان طرح و تصویب قوانین مرتبط با سند دار شدن املاک و اموال در کشور ما حدود یک قرن می گذرد که همواره قانون گذار در طول این یک قرن تلاش کرده است نحوه تنظیم و صدور اسناد رسمی را به نحوی انجام دهد که امکان هر گونه جعل برای آن ها منتفی گردد. یکی از اقدامات مفیدی که قانون گذاران در این رابطه انجام دادند، قانون تک برگی کردن سند منگوله دار دفترچه ای است که در ادامه مطالب به بررسی و معرفی هر دو مورد خواهیم پرداخت.

سند تک برگ چیست؟

سند تک برگ، یک برگه منحصر به فرد با شکل و شمایل خاص است که از سال ۹۰ به بعد با فرمت مشخص و شکل مکانیزه برای اموالی که طبق قانون باید دارای سند رسمی و معتبر باشند صادر می شود. در واقع سند تک برگ همان جایگزین سند منگوله دار است که از ده سال پیش تا کنون از سوی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور صادر می شود. بنابراین ارزش و اعتبار قانونی آن همانند سند منگوله دار می باشد.

سند تک برگ فاقد ‌پلمپ و منگوله سربی بوده و با هر بار نقل و انتقال از سوی سازمان تعویض می شود. بنابراین هر ملک هر بار که مورد معامله قرار می گیرد دارای یک سند تک برگ جدید و نو می گردد. البته برای این امر باید سندی که در دست مالک قدیمی است به مالک جدید تحویل گردد تا مالک جدید جهت تعویض و صدور سند جدید به نام خریدار، آن را به اداره ثبت تحویل دهد.

یکی از مهمترین ویژگی های اسناد تک برگ نقشه کاداستر است. به عبارت دیگر بر روی  سند تک برگ، نقشه محل و موقعیت ملک در مقیاس یک دو هزارم، در سمت پایین آن درج می گردد. بنابراین امکان تعیین موقعیت آن به راحتی در کمترین زمان ممکن فراهم است.

سند دفترچه ای چیست؟

در مبحث قبلی با تعریف سند تک برگ آشنا شدیم، در این مبحث تصمیم داریم در رابطه با سند دفترچه ای یا همان سند منگوله دار صحبت کنیم. سند دفترچه ای همانطور که از عنوانش مشخص است یک دفترچه معتبر و خاص از دیگر دفترچه ها بوده که به وسیله نخ و تکه ای سرب از طرف سازمان ثبت اسناد و املاک رسمی کشور تا قبل از تصویب قانون سند تک برگ صادر می شد. مهمترین ویژگی سند دفترچه ای یا به اصطلاح دیگر منگوله دار پلمپ آن است.

به عبارت دیگر اعتبار تمامی سندهای دفترچه ای پلمپ آن ها بوده و هر سند منگوله داری که فاقد پلمپ و منگوله سربی باشد از منظر قانون هیچ اعتبار و اثری ندارد. تمامی نقل و انتقالات صورت گرفته برای اسناد دفترچه ای به صورت دست نویس در داخل اوراق آن درج می گردد.

همچنین برای هر ملکی، حتی املاک مشاع از زمان تاسیس و دریافت سند منگوله دار، فقط یک، سند صادر می شود که این سند با نقل و انتقال آن به مالکان جدید، ارائه می گردد. البته در مواردی که به هر دلیلی سند مخدوش شده و از بین می رفت، امکان دریافت المثنی آن تحت شرایطی برای مالک یا مالکان آن امکان داشت.

مراحل تبدیل سند منگوله دار به سند تک برگ

برای تبدیل سند منگوله دار به سند تک برگ نیاز به صرف مراحلی است که باید این مراحل طبق اصول و ضوابط حاکم بر آن طی گردد. در این بخش از مقاله مذکور ما تصمیم داریم در رابطه با فرایند  مورد نیاز برای انجام هدف ذکر شده صحبت کنیم که در ادامه مطلب به صورت مرحله به مرحله، مراحل مورد نیاز را شرح خواهیم داد.

• تهیه مدارک لازم:

اولین مدرکی که برای تبدیل سند منگوله دار باید سپری شود تهیه مدارک لازم است. شاید برخی از افراد در  اولین گام برای تبدیل سند دفترچه ای به تک برگ، به اداره ثبت اسناد و املاک کشور مراجعه کنند. اما واقعیت این است که این اقدام آن ها صرفا به منزله هدر دادن وقت و صرف هزینه اضافی بابت رفت و آمد می باشد.

لذا اداره ثبت اسناد و املاک، در اولین باری که متقاضیان به آن مراجعه می کنند، لیست مدارک لازم را داده و از آن ها می خواهد که بعد از فراهم کردن مدرک‌ دوباره به آنجا رجوع کنند. در صورتی که اشخاص در اولین رجوع خود مدارک را نیز به همراه خود داشته باشند، مسلما یک گام جلوتر بوده و وقت و هزینه کمتری را بابت این منظور صرف می کنند.

لذا ما نیز، با این دیدگاه تهیه مدارک لازم را در گام نخست مراحل تبدیل سند منگوله دار به سند تک برگ قرار داده و آن را بررسی خواهیم کرد. به طور کلی مدارک لازم برای تبدیل سند قدیمی به جدید شامل گزینه های زیر است.

√ ارائه اصل و کپی مدارک ‌شخصی مالک ملک، البته در صورتی که پس از وقوع معامله و انجام خرید و فروش ملک به صورت قولنامه ای هنوز سند به نام خریدار انتقال نیافته باشد، جهت انجام فرایند نقل و انتقال در دفتر ثبت، باید اصل و کپی مدارک شناسایی اصلی هر دو طرف معامله موجود باشد.

√آدرس و کد پستی ملک

√ اصل فیش های پرداختی مورد نیاز

√ استعلام سند

√ اصل و کپی قبض تلفن ملک

√ کروکی دقیق ملک

√ ارائه اصل پایان کار شهرداری

√ اصل سند قبلی ملک

√ ارائه گواهی تسویه حساب با سازمان تأمین اجتماعی در صورتی که ملک مورد نظر جزو املاک تجاری یا صنعتی باشد.

• مراجعه به دفاتر ثبت اسناد رسمی:

در صورتی سند قدیمی به نام متقاضی باشد، او می ‌تواند با مراجعه به دفاتر ثبت اسناد و املاک رسمی، فرم درخواست تبدیل سند را پر کرده و آن را نیز زمینه سایر مدارک نموده و مطابق ضوابط حاکم ارسال کند.

اما در صورتی که ملک به صورت قولنامه ای به متقاضی انتقال یافته باشد، باید ابتدا مراحل لازم برای انتقال مالکیت سند به خریدار نیز صورت بگیرد، که این عامل سبب می شود یک گام دیگر به مراحل تعویض سند قدیمی به جدید برای این دسته از افراد افزوده شود.

 بنابراین لازم است که قبل از مراجعه به دفتر ثبت اسناد و املاک کشور، ابتدا به اداره ثبت مراجعه کرده و کارهای مربوط به انتقال سند را انجام دهند که برای این منظور علاوه بر قولنامه و سند ملک نیاز به مدارک شناسایی اصلی هم فروشنده و هم خریدار است.

• استعلام سند قبلی:

در این مرحله، اداره ثبت یک سری استعلامات به منظور عدم فروش ملک به شخص دیگر و نبود آن در گرو بانک را به صورت مکانیزه از متقاضی به عمل می آورد. حدود دو روز زمان نیاز است که پاسخ استعلام اداره ثبت آماده شود.

• دریافت گواهی پایان کار :

پرداخت مالیات نقل و انتقال املاک به اداره دارایی و تسویه حساب به شهرداری نیز یکی دیگر از مراحل تعویض سند قدیمی به سند جدید می باشد که با ارائه گواهی پایان کار تایید می شود. همچنین در صورتی که ملک مورد نظر دارای کاربری تجاری و صنعتی باشد، گرفتن نامه سازمان نو سازی جهت تکمیل مدارک نیز واجب است.

• مراجعه به اداره ثبت اسناد و املاک محل ملک:

جهت درخواست صدور سند تک برگ لازم هست که متقاضی به اداره ثبت محل ملک مراجعه کرده و فرم درخواست تعویض سند دفترچه ای به سند تک برگ را به صورت کامل و بی‌عیب و نقص تکمیل نماید. همچنین باید تمامی مدارک لازم مخصوصا سند قدیمی نیز ضمیمه درخواست متقاضی گردد.

• مراجعه به پست:

جهت صدور سند تک برگ، پس از تکمیل درخواست، و پرداخت هزینه های لازم جهت ارسال آن باید متقاضی به اداره پست محل مراجعه کرده و اقدامات مورد برای این منظور را انجام دهد.

• دریافت سند تک برگ:

در این مرحله سند تک برگ آماده شده و از طریق مامور پست درب منزل متقاضی به وی تسلیم می گردد. به طور کلی مراحل تبدیل سند دفترچه ای به سند تک برگ از لحظه ارائه در خواست تا تحویل سند درب منزل کمتر از دو ماه زمان نیاز است.

مزایای سند دفترچه ای به سند تک برگ

همانطور که در مباحث قبلی نیز گفتیم در حال حاضر تمامی اموال دارای استاد رسمی، که بعد از سال ۱۳۹۰ مورد نقل ‌و انتقال قرار گرفته ‌اند برای خرید و فروش دوباره باید دارای سند تک برگ باشند. اما این اجبار برای سایر اسناد وجود ندارد. ولی با این حال آمار و ارقام نشان می دهد که مردم استقبال خوبی از این طرح کرده اند. به نحوی که بدون قصد فروش و نقل و انتقال اموال جهت تعویض اسناد قدیمی خود اقدام نموده اند.

مهمترین ریشه این استقبال امنیت بالا و کاهش احتمال جعل اموال اسناد رسمی تک برگ می باشد. اما باید متذکر شویم که اسناد تک برگ نسبت به اسناد دفترچه ای قدیمی مزیت های زیادی دارند که در ادامه مطالب به برخی از مهمترین آن ها اشاره خواهیم کرد.

• صرفه جویی در امکانات:

همانطور که می دانید اسناد دفترچه ای از تعداد زیاد برگه تشکیل شده اند. به همین دلیل فرایند تهیه زمان و هزینه بری دارند. در صورتی که اسناد تک بر همانطور که از عنوان شان مشخص است، فقط شامل یک برگ بوده و فرایند تهیه آن ها به مراتب زمان و هزینه کمتری را می طلبد. همچنین پس از ارائه درخواست و ‌تحویل مدارک، به سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، دیگر نیازی به مراجعه حضوری جهت دریافت سند خود ندارند. بلکه سند تک برگ از طریق پست، درب منزل به آن ها ارائه می شود.

• امکان دریافت سند برگی برای همه شرکا:

یکی از مهمترین ویژگی های سندهای تک برگ این است که تمامی شرکای اموال مشاع می ‌توانند به‌ اندازه‌ سهم خود از ملک مشاع دارای سند رسمی و قابل استناد در محاکم و دادگاه‌ ها باشند. این در حالی است که در گذشته برای اسناد صادره از سازمان ثبت و اسناد و املاک کشور چنین امکانی وجود نداشت.

در واقع برای یک ملک مشاع تنها یک سند دفترچه ‌ای منگوله‌ دار رسمی از سوی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور صادر می ‌شد که آن دفترچه نیز در اکثر موارد نزد شخصی که بیشترین سهم از ملک مشاع دارا بود نگهداری می ‌شد. البته امکان صدور سند دیگر برای دیگران مالکان وجود داشت.

منتهی شرایط و پروسه گرفتن سند دیگر برای دیگر مالکان به حدی پیچیده و زمان برد بود که کمتر کسی به اخذ آن تن می داد. یکی از بزرگترین معضلاتی که همیشه دامن‌ گیر اسناد دفترچه ای می باشد، فروش ملک مشاع بدون اطلاع دیگر مالکان آن، توسط شخصی که دفترچه سند نزد او امانت به شمار می رود، است.

به عبارت دیگر در صورتی که شخصی که سند در نزد آن نگهداری می شود دارای صلاحیت اخلاقی نباشد،  می تواند  با به کار بردن یک سری ترفندها، محتویات داخل آن را دست کاری کرده و بدون اطلاع دیگر شرکا ملک را به شخص دیگری بفروشد. اما از آنجایی که  اسناد تک برگ برای هر مالک به اندازه میزان سهمی که دارند صادر می شود، امکان وقوع چنین جرایم و ناحقی ها را منتفی ساخته است.

• داشتن کروکی و نقشه دقیق ملک:

نقشه کاداستر ملک که در قسمت پایین استاد تک برگ درج می شود، امکان بروز مشکلاتی نظیر، تعرض به زمین ها و املاک مجاور و ابهام در متراژ ملک را تا حد قابل توجه ای کاهش می دهند. زیرا به کمک نقشه تک برگ یا کاداستر کروکی می توان به سادگی تمام اطلاعات دقیق و جزئی ملک را به دست آورد.

• داشتن اطلاعات بیشتر:

برخلاف سندهای دفترچه دار، در اسناد کاداستر اطلاعات بیشتر از موقعیت و شرایط ملک نظیر نوع ملک، نوع کاربری ملک، نوع مالکیت ملک، نشانی ملک، کد پستی ملک و آدرس دقیق ملک درج می گردد. به همین دلیل شناسایی آن بسیار راحت صورت می گیرد.

• صدور سند الکترونیکی و مکانیزه:

یکی دیگر از مشکلات سندهای دفترچه ای که همواره امکان جعل و تغییر محتویات داخل دفترچه سند منگوله دار را تا حد قابل ملاحظه ای افزایش می دهد، دست نوشته بودن آن است. زیرا در اکثر موارد به دلیل ناخوانا بودن دست خط و یا امکان مخدوش و یا ایجاد یک تغییر کوچک که مفهوم کلی محتویات سند را عوض کند، هم در اسناد املاک مشاع و هم در اسناد املاک افراز، مشکلات بسیار زیادی را در پی دارد. اما اسناد تک برگ به شکل مکانیزه و الکترونیکی صادر می شوند و امکان وقوع هیچکدام از موارد ذکر شده در آن ها راه ندارد.

• چاپ هولوگرام مخصوص برای هر برگ:

همانطور که گفتیم امکان جعل اسناد تک برگ تقریبا غیر ممکن است. یکی از دیگر از عواملی امکان جعل اسناد تک را برای مجرمان و فرصت طلبان سخت و حتی غیر ممکن می کند، درج هولوگرام مخصوص به هر برگ بر روی آن ها می باشد. در حالی سندهای منگوله دار دفترچه ای فاقد چنین خصیصه ای هستند.