ثبت موسسه غیر تجاری

ثبت موسسه غیر تجاری، همچون موسسات و شرکت های تجاری زیر نظر اداره ثبت شرکت ها صورت می گیرد. به عبارت دیگر مرجع ثبت موسسات غیر تجاری در تهران، اداره ثبت شرکت ها و در شهرستان ها در اداره ثبت مرکز اصلی آن صورت می گیرد. هدف از تشکیل این موسسات اغلب، غیر تجاری بوده و برای مقاصد ادبی، فرهنگی، امور خیریه، علمی و دیگر موارد مشابه تشکیل می شوند.

هدف از ثبت موسسه غیر تجاری چیست

طبق تعریف ارائه شده در ماده ۵۸۴ قانون تجارت، موسسه غیر تجاری شامل تمامی مؤسسات و تشكيلاتی است كه با اهداف غیر تجاری از قبيل امور خیریه، علمی، ادبی، فرهنگی، هنری و غیره تشكيل می شود، اعم از آنکه قصد انتفاع داشته يا نداشته باشند. طبق قانون مزبور موسساتی که با عنوان غیر تجاری تشکیل می شوند، همچون موسسات تجاری جهت رسمی شدن و کسب شخصیت حقوقی ناگزیرند در دفاتر ثبت شرکت ها ثبت شوند. همچنین انتخاب عناوینی همانند کانون، اجتماع، بنکاه، انجمن و غیره برای آن ها بلامانع است. البته باید متذکر شویم که انتخاب عناوینی که طبق قانون مختص به تشکیلات کشوری و دولتی است، امکان پذیر نبوده و خلاف قانون می باشد.

مراحل و روش ثبت موسسات غیر تجاری

موسسات غیر تجاری نیز همچون هر تشکیلات قانونی دیگری باید طبق مراحل معین شده در قانون ثبت شود. به همین دلیل لازم هست متقاضیان ثبت این نوع موسسات، از طریق دریافت مشاوره با مراحل ثبت و اقداماتی که باید در این باره انجام دهند آشنا شده و سپس جهت ثبت اقدام کنند. البته در اکثر موارد متقاضیان جهت سرعت بخشیدن و تسهیل امور ثبت، مراحل انجام آن را به کارشناسان و مراکز فعال در این زمینه واگذار می کنند. حسن این اقدام آن ها صرف جویی در زمان و هزینه در کنار رسیدن به هدف خود با آرامش خاطر بیشتر است. به طور کلی جهت ثبت و کسب شخصیت حقوقی برای تشکلات و موسسات غیر تجاری باید مطابق با مراحل زیر پیش رفت.

• عقد قرار داد:

هنگامی که دو یا چند نفر، تصمیم به تشکیل یک موسسه غیر تجاری در چهارچوب و غالب قانون می گیرند، باید قبل هر چیزی یک قرارداد رسمی منعقد کرده و اصول و اهداف خود را نیز در این قرار داد قید کنند.

• تکمیل فرم تقاضانامه:

فرم تقاضانامه شامل برکه های چاپی آماده است که متقاضیان ثبت باید آن را تهیه کرده و پس از تکمیل، اطلاعات خواسته شده، آن را ضمیمه پرونده تقاضای ثبت کنند.

معمولا اطلاعاتی که باید متقاضیان در این فرم وارد کنند به ترتیب شامل موارد زیر است.

– نام موسسه که از قبل طی فرآیندی به واسطه کارشناسان حوزه ثبتی مورد تایید قرار گرفته است، باید به طور کامل و صحیح در آن قید شود

– موضوع و اهداف موسسه به صورت روشن و واضح

– نشانی و مقعر اصلی موسسه به همراه کد پستی

– اسامی کلیه موسسین مجموعه به همراه کد ملی آن ها به صورت کامل

– مدت تشکیل و فعالیت موسسه

– میزان سرمایه و دارای اولیه موسسه در صورت انتفاعی بودن آن

– میزان سهم الشرکه هر کدام از شرکا به ریال به همراه نام و نام خانوادگی آن ها

– نام مدیران انتخاب شده از جانب اعضا، به همراه کلیه مشخصات هویتی آن ها و ذکر نام کسانی که از طرف مجمع موسسین حق امضا دارند

– ترتیب تقسیم سود موسسه در صورت انتفاعی بودن آن

– شرایط انحلال موسسه

• تنظیم صورت جلسه موسسه:

صورت جلسه یک موسسه تجاری و یا غیر تجاری شامل همان توافقاتی است که در طی مذاکرات و تصمیمات اتخاذ شده در اولین جلسه رسمی اعضای شرکت صورت گرفته و به صورت فرم مکتوب در می آید. همچنین صورت جلسه باید دربردارنده امضای کلیه اعضای موسسه نیز باشد. به این ترتیب در این مرحله باید اعضای موسسه غیر تجاری در یک جلسه رسمی گرد هم آمده و در رابطه با موضوعات اصلی مجموعه، مذاکره کرده و نتیجه نهایی تصمیمات خود را در غالب صورت جلسه با درج امضا اعضا به مرجع ثبت تقدیم کنند.

• تنظیم اساسنامه:

یکی دیگر از گام های مهم ثبت موسسه غیر تجاری تنظیم اساسنامه است. در اساسنامه موسسه نیز باید تمامی تمام اطلاعات مهم درج شده و همچنین قوانین و چهارچوب اصلی تشکیل موسسه و نحوه اداره آن باید تعیین گردد. پس از تکمیل اساسنامه باید توسط کلیه شرکا و اعضای موسسه امضا شود.

• مراجعه به سایت رسمی سامانه ثبت:

در این مرحله از ثبت موسسه غیر تجاری، باید متقاضیان ثبت به آدرس http://www.sherkat.ssa.ir مراجعه کرده و درخواست خود را به صورت رسمی در سایت مذکور درج نمایند. معمولا برای تکمیل درخواست در سامانه ثبت شرکت ها باید تمام اطلاعات خواسته شده را به همراه ۵ نام موجه و مورد تایید قانون به ترتیب اولویت بندی برای موسسه را وارد کرد.

• تایید مدارک ثبت شده توسط کارشناسان:

معمولا پس از تکمیل مدارک خواسته شده و ثبت آن ها در سامانه ثبت شرکت ها، کارشناسان حقوقی این سامانه وارد عمل شده و تکمیل بودن مدارک آن تایید کرده و پرونده ثبت وارد مراحل بعدی می شود. اما در صورت ناقص بودن پرونده و مدارک، از طرف سامانه ثبت برای شما ابلاغیه رفع نقض مدارک ارسال می شود.

• پس از آنکه مراحل ثبت آنلاین مورد تایید قرار گرفت :

باید متقاضیان نسخه اصلی صورت جلسات تنظیمی خود را به همراه ضمائم آن از طریق پست سفارشی، به آدرسی که از طریق سامانه به آن ها معرفی می گردد، ارسال کنند.

• صادر شدن حکم ثبت موسسه از طرف مسئول اداره:

پس از ارسال سفارشی صورت جلسه از طریق پست، به مرجع ثبت، سه حالت ممکن است پیش بیاید.

در حالت اول ممکن است مرجع ثبت به طور کلی درخواست متقاضیان را رد کرده و در طی ابلاغیه ای نیز دلایل رد را هم به متقاضیان اعلام می کند.

در حالت دوم ممکن است پرونده ناقص باشد که در این صورت، ابلاغیه ای مبنی بر رفع نقض و تکمیل مدارک برای متقاضیان ارسال می گردد.

در حالت سوم صورت جلسه مورد تایید و پذیرش مرجع ثبت قرار گرفته و به این ترتیب دستور ثبت آن در دفتر ثبت شرکت ها صادر می شود. پس از ارسال دستور ثبت، مشخصات محتویات درخواست، در دفاتر مخصوص ثبت شده و پرونده وارد مرحله بعد می شود‌.

• تنظیم و ثبت پیش نویس آگهی تاسیس موسسه غیر تجاری:

در این مرحله ابتدا مسئول دفتر ثبت اقدام به اظهار هویت و اخذ امضا از متقاضیان که ممکن است به صورت رسمی و یا وکالتا صورت گیرد، می کند. سپس یک نسخه از پرونده ثبت را مهر کرده و به آن ها ارائه می دهد و نسخه دیگر آن را در دفتر ثبت بایگانی می کند.

• درج آگهی ثبت موسسه غیر تجاری در روزنامه رسمی و کثیرالانتشار:

این مرحله، آخرین مرحله ثبت موسسه غیر تجاری می باشد، که باید طبق قانون جهت تکمیل فرایند ثبت به مرحله اجرا دربیاید.

شرایط لازم برای ثبت موسسه غیر تجاری:

موسسه های غیر تجاری تشکلات قانونی پیش بینی شده در قانون تجارت هستند، که در چهار چوب قانون و عرف با اهداف خاصی تشکیل می شوند. به همین دلیل قانون نیز برای سامان بخشیدن بیشتر به این موسسات یک سری حد و مرزها و باید و نبایدهایی برای آن ها تعیین کرده است. به عبارت دیگر شرایطی وجود دارند، که به منظور بخشیدن وجحه قانونی به موسسات غیر تجاری، بر شرایط ثبت آن ها حاکم است و این شرایط شامل موارد زیر می باشد.

• داشتن مقاصد قانونی و شرعی:

طبق ماده 586 قانون تجارت، تمامی موسسات و تشکیلات غیر تجاری باید دارای مقاصد و اهداف شرعی و قانونی باشد. بنابراین ثبت کانون هایی که مقاصد آن ها مخالف با انتظامات عمومی و یا نامشروع باشند، خلاف قانون بوده و موجب برهم ریختن نظم عمومی جامعه می شود. به همین دلیل قابلیت ثبت و پیدا کردن جنبه رسمی ندارند

• حداقل شرکا:

منظور از موسسات غیر تجاری، یک مجموعه بوده و هر مجموعه ای حداقل دو عضو را دارد. بنابراین موسسات غیر تجاری از این قاعده مستثنی نبوده و طبق قانون باید حداقل دارای دو عضو باشند.

• عدم محدودیت در میزان سرمایه:

از آنجایی که این مجموعه ها به اهداف غیر تجاری تشکیل می شوند، در قوانین مربوطه هیچ حد و نصابی از نظر حداقل و‌ حد اکثر سرمایه برای آن ها پیش بینی نشده و اعضای تشکیل دهنده آن در مواقعی که در صدد کسب منافع مادی نیز هستند، به هر میزان که تمایل داشته باشند می توانند در بین موسسات سرمایه گذاری کنند.

• اخذ اجازه نامه از نیروی انتظامی برای موسسات غیرتجاری غیر انتفاعی جهت ثبت:

همانطور که گفتیم ثبت شرکت های غیر تجاری نباید خلاف اخلاق حسنه و موجب بر هم زدن نظم عمومی جامعه شود. به همین دلیل طبق قانون لازم است که کلیه موسسات غیر تجاری که اهداف غیرانتفاعی دارند، باید هنگام درخواست ثبت در اداره ثبت شرکت ها، مراتب از اداره کل اطلاعات نیروی انتظامی استعلام شود و پس از دریافت پاسخ مثبت، به درخواست ثبت آن ها ترتیب اثر داد.

• اخذ مجوز فعالیت:

اخذ مجوز فعالیت، از مرجع ذیصلاح، برای شرکت های غیر تجاری که با هدف کسب منافع مادی تشکیل می شوند جزو ملزومات بوده و باید اعضا این موسسه ها نسبت به اخذ آن اقدامات لازم را انجام بدهند‌.

مدارک لازم برای ثبت موسسات غیر تجاری:

همانطور  که گفتیم  موسسات غیر تجاری  همچون شرکت ها و موسسات تجاری جهت پیدا کردن هویت و شخصیت حقوقی باید در دفاتر ثبت شرکت ها ثبت شوند. بنابراین برای ثبت نیاز به ارائه یک سری مدارک به مرجع ثبت است، که باید از جانب متقاضیان ثبت فراهم شود که این مدارک شامل موارد زیر می باشد.

• ارائه صورت جلسه مجمع موسسین که باید حداقل در 2 نسخه باشد
• ارائه دو نسخه تقاضانامه ثبت موسسه که باید به صورت چاپی باشد
• ارائه فتوکپی شناسنامه و کارت ملی کلیه شرکاء
• ارائه  اساسنامه که باید حداقل در 2 نسخه باشد
• ارائه فیش واریزی هزینه حق الثبت
• ارايه يك نسخه اجازه نامه دریافتی از شهربانی در صورتی كه موضوع ثبت موسسه غیر انتفاعی باشد.

انواع و اقسام موسسات غیر تجاری

همانطور که متوجه شدید، موسسات غیر تجاری با اهداف گوناگونی تشکیل می شوند و کسب سود و درآمد در درجه اهمیت پایین‌تری قرار می گیرد. اما به طور کلی برخی از این موسسات در کنار دنبال کردن هدف اصلی خود به مقادیری سود و منفعت نیز دست می یابند. به همین دلیل از این لحاظ موسسه های غیر تجاری شامل دو دسته زیر هستند.

• موسسات غیر تجاری غیر انتفاعی:

این شکل موسسات غیر تجاری، هیچ قصدی مبنی بر کسب سود و منفعت و تقسیم آن بین اعضا وجود ندارند و شامل گروه های سیاسی، موسسات خیریه، انجمن های اسلامی، صندوق های قرض الحسنه، موسسات فرهنگی و غیره هستند.

• موسسات انتفاعی:

این قبیل موسسات در کنار هدف اصلی خود، برای کسب سود نیز برنامه ریزی دارند. به این ترتیب منافع مادی کسب شده در طول انجام هدف اصلی خود را بین اعضای موسسه تقسیم می کنند. به عنوان مثال کانون های فنی و حقوقی و موسسات ارائه دهنده خدمات شهری از جمله موسسات غیر تجاری انتفاعی هستند که کسب سود و منافع نیز جزو اهداف آن ها قرار دارد.

هزینه ثبت موسسه غیر تجاری

همانطور که گفتیم موسسه غیر تجاری نیز یک نوع شرکت بوده و معمولا از اجتماع پویای چند نفر برای مقاصد مختلف تشکیل می شود. همچنین گفتیم که موسسه غیر تجاری همانند شرکت های تجاری طی تشریفاتی نیاز به ثبت در دفاتر ثبت شرکت ها دارد. بنابراین از نظر هزینه های ثبت بین موسسات تجاری و غیر تجاری تفاوتی وجود ندارد. ثبت و بخشیدن شخصیت حقوقی به موسسات غیر تجاری مستلزم صرف هزینه است.

به طور کلی نمی توان هزینه دقیق و مشخصی را برای این منظور در نظر گرفت. به عبارت دیگر هزینه مورد نیاز برای ثبت موسسه غیر تجاری شامل مجموعه ای از هزینه ها نظیر حق الثبت، حق الدرج، هزینه آگهی روزنامه، هزینه پست، هزینه تنظیم اساسنامه، هزینه تنظیم اظهار نامه، هزینه اوراق ثبتی، پوشه، و غیره بوده که هر کدام از آن ها تابع معیارهای خاص خود هستند.

به عنوان مثال، یکی از هزینه های مورد نیاز برای ثبت شرکت غیر تجاری، هزینه آگهی ثبت در روزنامه رسمی می باشد که بسته به اندازه موسسه، نوع فعالیت انتفاعی و یا غیر انتفاعی، نوع شرکت، تعداد اعضا، برای هر متقاضی متفاوت خواهد بود.

همچنین در صورتی که متقاضیان خود به شخصه جهت ثبت اقدام کنند، نسبت به زمانی که مراحل ثبت به واسطه وکیل و موسسات ثبت شرکت صورت می گیرد متفاوت است. نکته قابل ذکر دیگر این است که امروزه انجام بسیاری از امور اداری به شکل آنلاین میسر شده که این عامل نیز در کاهش هزینه های ثبت تاثیر قابل قبولی گذاشته است.

زیرا دیگر همچون قبل متقاضیان ثبت انواع شرکت ها مجبور نیستید، کلی وقت و هزینه صرف رفت و آمد جهت انجام امور اداری ثبت شرکت و موسسه کنند. بنابراین می توان نتیجه گرفت که ثبت موسسه غیر تجاری به صورت آنلاین ارزان تر و مقرون به صرفه تر می باشد.

هزینه ثبت موسسه غیر تجاری

به طور کلی انحلال موسسات غیر تجاری در دو حالت رخ می دهد. حالت اول زمانی است که اعضای تشکیل دهنده یک موسسه غیر تجاری بنابر دلایلی به صورت اختیاری با توافق و تراضی یکدیگر و تصمیم  مجمع عمومی فوق العاده تصمیم به انحلال موسسه خود می گیرند. در این صورت مطابق مندرج اساسنامه موسسه، تسویه آن توسط مدیران صورت می گیرد.

در صورتی که مدیر تسویه در اساسنامه شرکت تعیین نشده باشد، لازم است که در جلسه ای که تصمیم به انحلال موسسه گرفته می شود یک نفر نیز به عنوان مدیر تصفیه انتخاب گردد.

اما حالت دوم زمانی رخ می دهد که حکم انحلال موسسه غیر تجاری به صورت قهری و از طریق دادگاه صادر شود. در این صورت نیز امر تسویه شرکت بر عهده مدیر تسویه ای است که در اساسنامه شرکت قید شده است. اما اگر در اساسنامه شرکت برای این منظور تصمیماتی اتخاذ نشده باشد، دادگاه ضمن صدور حکم انحلال یک نفر را نیز به عنوان مامور تسویه شرکت تعیین خواهد کرد.