پیاده سازی نرم افزار حسابداری

پیاده سازی نرم افزار حسابداری به منظور مدیریت بهینه کسب و کارها صورت می گیرد. اما روش پیاده سازی آن متناسب با اندازه و نوع کسب و کار به طور کامل مشابه هم نبوده و همواره می توان یک سری تفاوت های جزئی را بین آن ها مشاهده کرد. به طور کلی نرم افزارهای حسابداری یکی از اصول اساسی و مهم تمامی کسب و کارهای بزرگ و کوچک و مخصوصا کسب و کارهای جدید بوده و شرایط را به نحوی پیش می برد که به واسطه آن تمامی معاملات و اقدامات مالی قابل ارزیابی و بازبینی می شود. از شما دعوت می کنیم تا انتهای مطالب همراه ما باشید تا در این زمینه اطلاعات بیشتری را به شما ارائه بدهیم.

پیاده سازی نرم افزار حسابداری چیست؟

پیاده سازی نرم افزار حسابداری یک نوع منبع با ارزش است که به واسطه آن می توان ارزیابی، بازبینی و ‌تحلیل معاملات و اقدامات مالی را به راحت ترین شکل ممکن انجام داد.

امروزه پیاده سازی نرم افزار حسابداری مخصوصا برای کسب و کارهای مدرن که نسبت به کسب و کارهای قدیمی از پیچیدگی ‌های بسیار بیشتری برخوردار هستند، دارای اهمیت بیشتری بوده و حتی می توان گفت که یکی از پایه های اصلی آن ها به شما می رود. بنابراین پیاده سازی و اجرای صحیح بسیار مهم بوده و باید به صورت تخصصی صورت بگیرد.

نرم افزار حسابداری یک سیستم حسابداری در نرم افزار یکپارچه ERP است که تحت وب قرار دارد و برای مهندسان نرم افزار یک سیستم فوق العاده کاربردی و حتی در موقعی واجب به شمار می‌ رود‌. حتی می توان به جرات گفت که ضرورت توسعه زبان های برنامه نویسی مخصوص محاسبات عددی نیز ریشه در رشد نرم افزارهای حسابداری دارد.

همانطور که می دانید؛ پیشرفت زبان های مخصوص محاسبات عددی این امکان را به مهندسان حسابداری و کارشناسان حسابرسی می دهد تا در یک بازه زمانی بسیار کوتاه اطلاعات را وارد کرده و گزارش گیری های ناشی از آن را به راحتی انجام دهند.

مزیت پیاده سازی نرم افزار حسابداری

همانطور که در مباحث قبلی نیز گفتیم پیاده سازی نرم افزار حسابداری یکی از اقدامات مهمی است که اکثریت کسب و کارها در صدد هستند برای انجام بهینه فرآیندهای مالی خود و همچنین کاهش هزینه های اضافی که به نوعی می توان آن را مهمترین مزیت پیاده سازی نرم افزارهای حسابداری محسوب کرد، از آن بهره بجویند. به طور کلی پیاده سازی نرم افزارهای مالی فواید و مزیت های زیادی را نصیب واحدهای تجاری می کند که شامل موارد زیر هستند.

• پیاده سازی نرم افزارهای حسابداری سرعت قابل ملاحظه‌ ای را به انجام فرآیندهای حسابداری و گزارش گیری ها می دهد.
• همچنین این نرم افزارها به نحوی طراحی شده اند که با قواعد و قوانین وزارت دارایی، امور مالیاتی و سایر سازمان های حاکمیتی منطبق هستند. بنابراین واحد‌های تجاری و اقتصادی که از آن بهره می جویند به راحتی قادر هستند با توجه به آن ها میزان مالیات یک سال مالی خود را محاسبه کنند.
• تسهیل گزارش های مدیریتی دیگر مزیتی است که شامل حال کاربران نرم افزارهای حسابداری می شود.
• این امکان شرایطی را فراهم می آورد که مدیران واحد‌های مالی بتوانند بهترین تصمیم گیری ها را در رابطه با حوزه مالی مجموعه بگیرند.
• مشخص کردن یک مسیر درست و استاندارد جهت حرکت واحدهای تجاری و اقتصادی نیز از جمله مزیت هایی است که می توان آن را در شمار مزایای پیاده سازی نرم افزار حسابداری برشمرد. اصلاح مسیر حرکت امور مالی سازمان و رفع و کم و کاستی های موجود نیز با پیاده نرم افزارهای حسابداری به راحتی امکان پذیر می شود.
• ارزش ریالی دارایی های واحد‌های تجاری و اقتصادی نیز به واسه پیاده سازی نرم افزارهای حسابداری به راحتی مشخص و قابل برآورد است. زیرا اطلاعات و شاخص هایی که به واسطه این نرم ‌افزارها در دسترس قرار می ‌گیرد، حاوی اطلاعات مفید و کاملی بوده که به واسطه آن ها مهندسان حسابداری قادر هستند به راحتی میزان ریالی دارایی های شرکت را در کمترین زمان ممکن تعیین کنند.
• با توجه به امکاناتی که نرم افزارهای فوق ارائه می دهند سازمان های مالی می توانند یک سری اطلاعات دقیق و قابل اعتماد نظیر ارزش ریالی دارایی ها، بهای تمام شده محصولات، میزان بدهی های بلند مدت و کوتاه مدت را به دست بیاورد و با توجه به آن ها به طور مرتب اوضاع شرکت را رصد کرده و از قرار گرفتن در شرایط و اوضاع بحرانی به شکل غیر منتظره پیشگیری به عمل بیاورند.
• داشتن شفافیت مالی دیگر ویژگی مثبت و مزیتی است که بر مبنای آمار و اطلاعات معین قابل مشاهده و بازبینی، به لطف بهره جستن از نرم افزارهای حسابداری واحد‌های اقتصادی و تجاری کوچک و بزرگ به آن دست می یابند.
• مزیت دیگر پیاده سازی نرم افزارهای حسابداری ضبط پرداختی و مطالبات در سیستم به منظور فراهم ساختن امکان پیش بینی جریان وجوه نقد واحد تجاری و اقتصادی می باشد.
• با استفاده از پیاده سازی نرم افزارهای حسابداری به راحت ترین وجه ممکن می توان صورت حساب های گذشته را رد یابی نمود. زیرا تمام فاکتورها و در سابقه سیستم نگهداری شده و در موقع ضرورت مورد استفاده قرار می گیرند.

چند فاکتور مهم جهت پیاده سازی نرم افزارهای حسابداری

برای پیاده سازی نرم افزار حسابداری به صورت بهینه همواره یک سری معیار و فاکتور وجود دارند که توجه به آن ها بازده استفاده از امکان فوق را چندین برابر می کند. در ادامه مطالب ما تصمیم داریم در این رابطه بیشتر صحبت کرده و معیارها و فاکتورهای مهم و کاربردی را به شما عزیزان هموطن معرفی کنیم.

• در اولویت قرار دادن مدیریت کارآمد مالی:

همانطور که در مباحث قبلی نیز عنوان کردیم یکی از مهمترین مزیت های نرم افزارهای حسابداری مدیریت بخش مالی و معاملات کسب و کارها است. به همین دلیل نیاز است که جهت حصول نتیجه مطلوب و دستیابی به مزیت ذکر شده، مطالعات دقیق و کاملی به منظور تهیه نرم افزار مناسب صورت بگیرد.

لازم به ذکر است که تمامی نرم افزارهای حسابداری به یک شکل طراحی و سازمان دهی نشده اند. بلکه معیار به کار رفته در طراحی آن ها رعایت تناسب ابعاد و مشخصات کسب و کارها است. بنابراین برای اولویت دهی به مدیریت مالی با استفاده از نرم افزارهای مالی، باید نرم افزار مورد نظر متناسب با نوع کسب و کار انتخاب شود.

• افزایش دقت در محاسبات و کاهش خطا:

دومین معیاری که در انتخاب نرم افزارهای حسابداری و پیاده سازی آن ها مد نظر قرار دارد کاهش خطا و افزایش دقت در انجام محاسبات پیچیده حسابداری است که این امکان به دلیل حذف نقش ذهن انسان در فرایند محاسبه و در نتیجه کنار رفتن خطاهای انسانی به راحتی به دست می آید.

• سرعت و یکپارچگی در تمامی نرم افزارهای حسابداری:

افزایش پردازش حساب ها دیگر معیاری است که در انتخاب نرم افزارهای حسابداری مورد توجه قرار دارد. این ویژگی کمک می کند از دیگر ویژگی های نرم افزارهای حسابداری نیز بهره مند گشت.

کاربردهای پیاده سازی نرم افزار حسابداری

مهمترین کاربردی را که برای پیاده سازی نرم افزار حسابداری می توان ذکر کرد این است که کمک شایانی به تسهیل انجام امور مالی می کند. در واقع بسیاری از سیستم های نرم افزار حسابداری با استفاده از ماژول های گزارش گیری راحت ترین شرایط ممکن را برای گزارش گیری های متنوع فراهم ساخته اند.

بنابراین تهیه و تنظیم گزارش های گوناگونی که در گذشته هر کدام از آن ها وقت و زمان زیادی را می طلبید در حال حاضر به لطف نرم افزارهای حسابداری فقط با فشردن چند دکمه امکان پذیر شده است.

دیگر کاربرد نرم افزارهای حسابداری محاسبه مالیات است. تهیه و تنظیم اظهارنامه مالیاتی نیز یکی از فرآیندهای بسیار پیچیده و وقت گیر است که در گذشته علاوه بر صرف زمان زیاد، جهت محاسبه آن نیاز به نیروی انسانی بالایی نیز بود. اما امروزه با تکیه بر نرم افزارهای حسابداری این فرایند پیچیده و تخصصی نیز با سهولت و سرعت بیشتری نسبت به گذشته در حال انجام است.

لزوم دریافت مشاوره و راهنمایی در پیاده سازی نرم افزار حسابداری

با توجه به مطالب ارائه شده مشخص شد که پیاده سازی نرم افزار حسابداری منجر به کاهش هزینه های کلی واحدهای تجاری و اقتصادی می شود. همچنین این امکان را به صاحبان مشاغل کوچک و بزرگ می دهد تا بتوانند در یک چهار چوب استاندارد به گسترش فعالیت خود بپردازند.

اما این امر در زیر سایه تخصص و تجربه امکان‌پذیر است. به عنوان مثال یکی از مزیت‌‌  های پیاده سازی نرم افزارهای حسابداری امکان گزارش گیری‌ های گوناگون بر مبنای نرم افزارهای  حسابداری است. اما نکته مهم در این باره این است که برای تهیه گزارش های متنوع در دوره های زمانی مشخص چگونه باید اقدام کرد.

در چنین مواردی است که نقش و اهمیت دریافت مشاوره و راهنمایی از موسسه هایی که خدماتی مالی و حسابداری ارائه می دهند و به نوعی با تمام زیر و بم کار آشنا هستند مشخص می شود. به هر حال در حال حاضر تعداد زیادی نرم افزار حسابداری وجود دارد که هر کدام از آن ها مزایا و معایب خود را داشته و بهترین نرم افزار حسابداری، نرم افزاری است که متناسب با نوع کسب و کار انتخاب شود.

این گزینه نیز از مواردی است که بر ضرورت دریافت مشاوره و راهنمایی از موسسه های مالی و حسابداری تاکید می کند. زیرا انتخاب گزینه نرم افزار حسابداری درست و متناسب با نوع کسب و کار یک فرایند کاملا تخصصی بوده و نیاز به تجربه و دانش بالای دارد که هر فرد عادی فاقد آن می باشد.

نکات مهم برای پیاده سازی نرم افزار حسابداری

با توجه به مطالب ارائه شده، به این واقعیت پی بردیم که پیاده سازی نرم افزار حسابداری برای تمامی کسب و کارها بدون آن که هیچ گونه ضرر و تحدیدی به همراه داشته باشد، با مزیت های زیادی به همراه بوده و به نوعی موفقیت مالی سازمان را در آینده تضمین می کند.

منتهی یکی از ملزومات مهم این امر، تطبیق پذیری نرم افزار حسابداری مورد نظر با قوانین و مقررات مالی جاری کشور است. به این ترتیب هر واحد مالی و تجاری که تمایل به استفاده حداکثری از پیاده سازی نرم افزار حسابداری دارد باید یک زیر ساخت منظم حسابداری را به کار ببرد، تا به این شکل قادر باشد به یک مجموعه منظم و دقیق و همچنین سازمان دهی شده و شفاف، دست یابد.

در واقع انتخاب نرم افزار حسابداری درست و اصولی، یک سرمایه گذاری دقیق بوده که به کاربران این امکان را می دهد، یک ابزار قدرتمند و دقیق جهت گزارش گیری منظم و اصولی جهت جمع آوری اطلاعات در دسترس داشته باشد. به همین دلیل انتخاب درست و مناسب در آن بسیار مهم بوده و به کاربران کمک می کند تا بتوانند در طولانی مدت بدون نیاز به جایگزینی نرم افزار دیگر، به واسطه آن همه امور مالی مجموعه را سرو سامان بخشند.

به این ترتیب قبل از هر اقدامی جهت نصب نرم‌ افزارهای حسابداری و استفاده از آن ها باید تلاش ها و بررسی های لازم برای انتخاب نرم افزارهای حسابداری مناسب شرکتی صورت بگیرد. یک نرم افزار مفید و کاربردی حسابداری، نرم افزاری است که به واسطه آن بتوان به شکل کاملا صحیح و کنترل شده، عملیات های مالی صورت گرفته را ثبت کرد.

به طور کلی مهمترین نکته ای که در این باره ما می توانیم به آن تاکید کنیم این است که پیاده سازی نرم افزار مورد نظر به نحوی صورت بگیرد که ایجاد مقررات و ایجاد ثبت و همچنین توجه به روش های اجرا در آن مد نظر باشند. زیرا موارد ذکر شده دارای اهمیت وافری بوده و توجه به آن ها یک پیاده سازی موفق را در پی دارد.

به عبارت دیگر در پیاده سازی نرم افزار حسابداری باید دقت شود که شیوه های ثبت اطلاعات و روش های ثبت، با قوانین جاری کشور مطابقت داشته باشد.

خدمات مختلف پیاده سازی نرم افزار حسابداری

همانطور که متوجه شدید؛ پیاده سازی نرم افزار حسابداری یکی دیگر از خدمات موسسه های حسابرسی و مالی است که به سازمان‌ها و واحد‌های تجاری و اقتصادی کمک می‌ کند گام های مفید و ارزشمندی را جهت استقرار سیستم های مالی و حسابداری مناسب و همچنین متناسب با نوع فعالیت خود بردارند. به طور کلی موسسان ارائه دهنده خدمات پیاده سازی نرم افزار حسابداری  خدمات مختلف دیگری را نیز ارایه می دهند که برخی از مهمترین آن ها شامل موارد زیر می باشد.

• طراحی و پیاده سازی کدینگ کالا و مواد، متناسب با عملکرد  سازمان‌ها و واحد‌های اقتصادی و تجاری
• طراحی کدینگ با سر فصل های حسابداری متناسب با نوع فعالیت سازمان‌ها و واحد‌های اقتصادی و تجاری
• استقرار و پیاده سازی کلیه مراحل سیستم اموال و دارایی های ثابت سازمان‌ها و واحد‌های اقتصادی و تجاری
• برقراری ارتباطات لازم بین زیر سیستم های مرتبط با نوع کدینگ و فعالیت سازمان‌ها و واحد‌های اقتصادی و تجاری
• طراحی بهینه و مناسب گردش اطلاعات انبار
• راهنمایی و استقرار سیستم برنامه ریزی تولید و تامین مواد،
• ارائه راهنمایی تکمیلی در خصوص استقرار سیستم پرسنلی و حقوق و دستمزد و طرح طبقه بندی مشاغل در  سازمان‌ها و واحد‌های اقتصادی و تجاری
• ارائه راهنمایی و اطلاعات تکمیلی در خصوص استقرار بهینه سیستم خزانه داری و کنترل صندوق و بانک